Ein Betrieb mit unter zehn Mitarbeitern kann sich weder einen Vollzeit-CFO leisten noch will er einen reinen Buchhalter, der nur Belege abheftet. Trotzdem will die Geschäftsführung irgendwann einen Finanzplan erstellen, der bei der nächsten Finanzierungsrunde trägt. Wie das zusammengeht, zeigt ein realer Fall aus meiner Praxis, anonymisiert, aber mit echten Zahlen.
Das Dilemma kleiner Betriebe zwischen Buchhalter und CFO
Ein Startup mit unter zehn Mitarbeitern hat selten das Budget für einen CFO in Vollzeit. Gleichzeitig reicht ein klassischer Buchhalter nicht, wenn es um Finanzplanung, Liquiditätssteuerung oder die Vorbereitung einer Finanzierungsrunde geht. Diese Lücke ist der Grund, warum viele kleine Betriebe finanziell im Blindflug unterwegs sind, jemand bucht zwar die Belege, aber niemand macht daraus eine Entscheidungsgrundlage.
Genau in dieser Lücke stand die Geschäftsführerin aus diesem Fall. Zehn Stunden im Monat waren vertraglich vereinbart. Die Frage war, wofür diese Stunden tatsächlich draufgehen sollten.
Der Fall: von fünf Stunden Buchhaltung auf eine Stunde
Am Anfang ging die Hälfte der zehn vereinbarten Stunden allein für die Buchhaltung drauf. Fünf Stunden im Monat, nur um Belege zuzuordnen, Buchungen zu prüfen und am Ende zu schauen, ob alles vollständig ist. Das ist keine Ausnahme, das ist bei vielen kleinen Betrieben der Normalzustand.
Bevor irgendetwas anderes angefasst wurde, haben wir zuerst die Buchhaltung automatisiert. Nicht ausgelagert an jemand anderen, sondern automatisiert und weiterhin von mir betreut. Der monatliche Ablauf sieht heute so aus: einmal reinschauen und alle Buchungen zuordnen, die OPOS Liste ziehen und offene Posten checken, ein zweites Mal kurz drüberschauen, ob alles vollständig ist. Fertig, nach etwa einer Stunde.
Von fünf Stunden auf eine, das ist eine echte gemessene Zahl aus diesem Fall, keine Schätzung. Vier Stunden im Monat waren plötzlich frei.
Was mit den freien Stunden passiert
Diese vier Stunden fließen jetzt in das, wofür man eigentlich einen CFO holt. Den Finanzplan erstellen, mit echten Zahlen statt Bauchgefühl. Die nächste Finanzierungsrunde strukturieren und vorbereiten, damit Investoren nicht mit einer Excel-Tabelle abgespeist werden, die niemand versteht.
Der Unterschied ist simpel, aber entscheidend. Vorher wurden Zahlen dokumentiert. Jetzt wird mit ihnen entschieden. Ein Finanzplan, der nur auf Basis unvollständiger oder verspäteter Buchhaltung entsteht, ist im Zweifel Makulatur, sobald die erste Bank oder der erste Investor genauer nachfragt. Erst wenn die Buchhaltung sauber und aktuell läuft, lohnt sich die Zeit, die in Planung und Finanzierungsvorbereitung fließt.
Warum sich das schon bei unter zehn Mitarbeitern lohnt
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass sich Automatisierung erst ab fünfzig Mitarbeitern rechnet. Dieser Fall zeigt das Gegenteil. Gerade bei kleinen Betrieben zählt jede Stunde doppelt, weil das Budget für externe Unterstützung ohnehin knapp bemessen ist. Wer hier vier von zehn vereinbarten Stunden allein durch Automatisierung zurückgewinnt, verschiebt das Verhältnis von Verwaltung zu Wertschöpfung fundamental.
Ob diese vier Stunden am Ende Kosten sparen oder einfach mehr fachliche Substanz in den Betrieb bringen, entscheidet jeder Kunde für sich. Beides ist ein legitimes Ziel. Wer mehr über die Kosten und Modelle beim Buchhaltung auslagern wissen will, findet dort einen Überblick, wie sich externe Unterstützung und automatisierte Prozesse zueinander verhalten.
Fractional CFO statt Buchhalter, auch wenn die Buchhaltung dazugehört
Ich verkaufe mich in solchen Mandaten als CFO, nicht als Buchhalter, obwohl ich die Buchhaltung mache. Der Grund ist einfach: Das automatisierte System ist kein Nebenprodukt, es ist der Hebel, der CFO Arbeit in einem Betrieb dieser Größe überhaupt bezahlbar macht. Ohne die Automatisierung wären die vier Stunden für Finanzplan und Finanzierungsrunde schlicht nicht da gewesen, sie wären in der manuellen Buchführung versickert.
Das ist auch der Grund, warum ich Mandate für Betriebe zwischen fünf und fünfzig Mitarbeitern grundsätzlich so aufbaue: erst die Prozesse automatisieren, dann die frei gewordene Zeit gezielt in Planung, Reporting und Kapitalbeschaffung stecken. Mehr zum Ablauf und zu den Leistungen findest du unter Fractional CFO Services.
Der nächste Schritt
Wenn du selbst überlegst, wie du in deinem Betrieb einen belastbaren Finanzplan erstellen lassen kannst, ohne dafür eine Vollzeitstelle zu schaffen, lohnt sich zuerst ein ehrlicher Blick auf die eigene Buchhaltung. Läuft sie sauber und schnell genug, um darauf überhaupt zu planen? Falls nicht, ist das fast immer der erste Hebel, bevor irgendein Finanzplan Substanz bekommt.