Ab 2027 und 2028 musst du Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, gestaffelt nach deinem Vorjahresumsatz. Empfangen musst du sie schon seit dem 01.01.2025, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.
Zuletzt aktualisiert am 20.08.2026
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Frage 1 von 4
Stellst du Rechnungen an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland?
Bist du Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG?
Wie hoch war dein Umsatz im Jahr 2026?
Kannst du heute eine E-Rechnung als XML annehmen, auslesen und den strukturierten Teil acht Jahre unverändert aufbewahren?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, das sich maschinell auslesen und weiterverarbeiten lässt. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Rechtsgrundlage ist Paragraf 14 UStG, neu gefasst durch das Wachstumschancengesetz für Umsätze nach dem 31.12.2024.
Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Entscheidend ist nicht, dass die Datei elektronisch ankommt, sondern dass alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 und 14a UStG maschinell im strukturierten Teil stehen. Ein Anhang oder ein Link ersetzt kein Pflichtfeld.
Bei hybriden Formaten, also einem XML mit sichtbarer Ansicht in derselben Datei, ist der strukturierte Teil führend. Weicht die Ansicht davon ab, gilt das XML.
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025, das zweite zu diesem Thema, passt das Schreiben vom 15.10.2024 an. Ein Verstoß gegen die Syntax der EN 16931 führt dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt, sondern eine sonstige Rechnung. Bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern berechtigt die Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, empfohlen werden die Zurückweisung und die Anforderung einer Berichtigung.
Empfangen und ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Zeitplänen.
| Zeitraum | E-Rechnungen empfangen | E-Rechnungen ausstellen |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Pflicht für jedes inländische Unternehmen. Keine Umsatzgrenze, keine Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer. | Frei wählbar bis 31.12.2026, E-Rechnung oder sonstige Rechnung. |
| Ab 01.01.2027 | Unverändert Pflicht. | Pflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. |
| Ab 01.01.2028 | Unverändert Pflicht. | Pflicht für alle. Auch EDI-Verfahren müssen dann konform sein, die Sonderregel läuft Ende 2027 aus. |
Maßgeblich ist der Umsatz des jeweiligen Vorjahres. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, fällt schon zum 01.01.2027 unter die Ausstellungspflicht.
Bleiben als sonstige Rechnung zulässig.
Ebenfalls ausgenommen, unabhängig vom Betrag.
Von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen müssen sie trotzdem, seit dem 01.01.2025.
Die Ausstellungspflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Ausgenommen ist immer nur das Ausstellen. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, kennt keine dieser Ausnahmen.
Drei Pflichten, die oft in einen Topf geworfen werden, obwohl sie zu verschiedenen Zeitpunkten greifen.
Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. In der Praxis heißt das: ein Postfach, das die XML-Datei annimmt, und ein Weg, sie auszulesen.
Von 2025 bis Ende 2026 kannst du frei wählen. Ab dem 01.01.2027 gilt die Pflicht bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab dem 01.01.2028 für alle. Alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 und 14a UStG müssen maschinell im XML stehen, ein Anhang oder ein Link ersetzt kein Pflichtfeld.
Acht Jahre nach Paragraf 14b UStG, seit dem 01.01.2025, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren. Die PDF-Ansicht eines hybriden Formats reicht dafür nicht.
Ein eigenes Bußgeld für eine fehlende E-Rechnung gibt es nicht. Die Folgen sind trotzdem real, sie treffen nur an anderer Stelle.
Liegt statt einer E-Rechnung nur eine sonstige Rechnung vor, oder ist sie umsatzsteuerlich fehlerhaft, berechtigt sie grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Das Problem landet bei deinem Kunden, und der meldet sich bei dir.
Fehlt der strukturierte Teil im Archiv oder wurde er nachträglich verändert, ist die Aufbewahrungspflicht nach Paragraf 14b UStG nicht erfüllt.
Genau das empfiehlt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern: zurückweisen und eine Berichtigung anfordern.
Welche Rechnungen gehen an inländische Unternehmen, womit stellst du sie heute aus, was kommt bereits als XML herein. Am Ende steht dein Datum und die Liste dessen, was dafür fehlt.
Das ist der Teil, der schon gilt. Ein Postfach, das XML-Rechnungen annimmt, ein Weg, sie lesbar zu machen, und eine Ablage, die den strukturierten Teil unverändert behält.
Format festlegen, Stammdaten und Pflichtangaben prüfen, dann eine Testrechnung an einen Kunden, der E-Rechnungen bereits verarbeitet.
Eingang und Ausgang laufen, Ausnahmen werden geprüft, die Archivierung läuft mit. Du bekommst Entscheidungen auf den Tisch, nicht Dateien.
Beim Empfangen ja, seit dem 01.01.2025, ohne Ausnahme. Von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach Paragraf 34a UStDV befreit.
Nein. Ein PDF per Mail ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML nach EN 16931, dessen Pflichtangaben maschinell auslesbar sind.
Strukturiertes XML nach EN 16931. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Acht Jahre nach Paragraf 14b UStG, seit dem 01.01.2025, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren.
Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt außerdem klar: bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern berechtigt die Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, empfohlen werden die Zurückweisung und die Anforderung einer Berichtigung.
Der Umsatz des jeweiligen Vorjahres. Für die Pflicht ab dem 01.01.2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.
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