Die meisten Unternehmen haben eine Ablage für Rechnungen, und sie funktioniert seit Jahren. Ein Ordner pro Jahr, ein PDF pro Beleg, sauber benannt. Seit 2025 reicht das nicht mehr, und der Grund ist unsichtbar: Wer eine E-Rechnung archivieren muss, archiviert nicht das, was er sieht, sondern das, was die Maschine liest.
Acht Jahre, seit dem 01.01.2025
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt seit dem 01.01.2025 bei acht Jahren. Grundlage ist Paragraf 14b UStG, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Vorher waren es zehn Jahre, die Verkürzung ist also eine Entlastung, aber sie trifft auf ein Format, das neue Anforderungen mitbringt.
Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren. Diese eine Zeile entscheidet darüber, ob deine Ablage die Pflicht erfüllt oder nur so aussieht.
E-Rechnung archivieren heißt den strukturierten Teil sichern
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Der Inhalt steht als XML darin, maschinell lesbar, jedes Pflichtfeld an seinem Platz.
Bei hybriden Formaten kommt eine sichtbare Ansicht dazu, meist als PDF in derselben Datei. Diese Ansicht ist bequem, sie ist aber nicht die Rechnung. Führend ist der strukturierte Teil. Weicht die Ansicht davon ab, gilt das XML, und das ist keine theoretische Möglichkeit, sondern der Grund, warum die Regel überhaupt formuliert wurde.
Wer aus einer hybriden Datei die Ansicht extrahiert, ablegt und die Datei danach verwirft, hat die Rechnung nicht archiviert. Er hat ein Bild von ihr archiviert.
Der Unterschied zwischen lesbar und unverändert
Hier liegt die eigentliche Falle, und sie ist tückisch, weil nichts kaputt aussieht. Ein Archiv aus lesbaren PDFs ist vollständig in dem Sinn, den ein Mensch prüfen würde. Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg, jeder Beleg lässt sich öffnen, die Beträge stimmen. Ein Prüfer, der nach dem strukturierten Teil fragt, findet trotzdem nichts.
Genauso wenig genügt es, die Daten aus dem XML in die Buchhaltungssoftware zu übernehmen und die Datei danach zu löschen. Die Software hält dann die Werte, nicht das Original. Unverändert heißt: dieselbe Datei, die angekommen ist, in demselben Zustand.
Wenn dein Beleg- und Buchungsfluss ohnehin gerade entsteht, gehört diese Frage an den Anfang, nicht ans Ende. Wie so ein Fluss von der Erkennung bis zur Ablage aufgebaut wird, habe ich am Beispiel einer Eingangsrechnung im Beitrag zum Automatisieren der Buchhaltung beschrieben.
Nicht jede Rechnung in deinem Eingang ist überhaupt eine E-Rechnung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, ebenso Kleinunternehmer nach Paragraf 34a UStDV. Für diese Belege ändert sich nichts, dort ist das PDF das Original und ein PDF-Archiv genügt.
Deine Ablage muss also beides können und die beiden Gruppen auseinanderhalten. Das ist weniger Aufwand, als es klingt, aber es ist eine bewusste Entscheidung. Wer pauschal alles gleich behandelt, wendet auf eine der beiden Gruppen zwangsläufig die falsche Regel an, und zwar dauerhaft.
Drei Fragen an deine bestehende Ablage
Du brauchst dafür kein Projekt, sondern zwanzig Minuten und Zugriff auf dein System.
Erstens: Was kommt überhaupt schon als XML herein? Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 01.01.2025, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Viele Lieferanten stellen längst um, ohne es anzukündigen. Ab wann du selbst ausstellen musst, hängt an deinem Vorjahresumsatz und liegt 2027 oder 2028, der Selbstcheck zur E-Rechnungspflicht nennt dir dein Datum.
Zweitens: Was passiert nach dem Verbuchen mit der Datei? Bleibt sie liegen, oder wird sie durch eine Ansicht ersetzt? Diese Frage beantwortet dir kein Prospekt, sondern nur ein Blick in die tatsächliche Ablage eines Belegs vom letzten Monat.
Drittens: Kommst du in acht Jahren noch dran? Ein Archiv, das an einem Softwareabo hängt, das du irgendwann kündigst, ist kein Archiv. Das ist keine Spitzfindigkeit, Softwarewechsel passieren in acht Jahren regelmäßig.
Wer das prüft, und was wirklich passiert
Ein eigenes Bußgeld für eine falsch archivierte E-Rechnung gibt es nicht. Wer dir eine konkrete Strafhöhe nennt, hat sie sich ausgedacht. Die Folgen sind trotzdem real, sie treten nur an anderer Stelle auf.
Die erste ist die formale Beanstandung in der Betriebsprüfung. Fehlt der strukturierte Teil oder wurde er nachträglich verändert, ist die Aufbewahrungspflicht nach Paragraf 14b UStG nicht erfüllt. Die zweite betrifft den Vorsteuerabzug. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar, dass bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern die Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt und empfiehlt, sie zurückzuweisen und eine Berichtigung anzufordern.
Beides fällt Jahre nach dem Vorgang auf, und genau das macht es teuer. Zum Zeitpunkt der Prüfung lässt sich eine verworfene Datei nicht mehr beschaffen.
Und so geht es richtig
Kurzfassung in drei Punkten. Erstens: Die Originaldatei wird gesichert, sobald sie ankommt, nicht nachdem sie verbucht ist. Nach dem Buchen ist sie in vielen Systemen schon durch eine Ansicht ersetzt, und dann ist sie weg. Zweitens: Die Ablage liegt so, dass du in acht Jahren noch drankommst, also entweder außerhalb der Buchhaltungssoftware oder mit einem Export, den du einmal tatsächlich ausprobiert hast. Drittens: E-Rechnungen und sonstige Rechnungen werden getrennt geführt, denn nur für die erste Gruppe gilt die Pflicht zum strukturierten Teil.
Dazu einmal im Jahr eine Stichprobe: einen Beleg aus dem Archiv ziehen und nachsehen, ob wirklich die XML dabei ist. Das dauert fünf Minuten und ist der einzige Test, der diese Frage beantwortet, weil alles andere von außen vollständig aussieht.
Wenn du das nicht selbst aufsetzen willst oder unsicher bist, ob dein jetziger Ablauf die Datei behält, übernehme ich das. Ich baue den Beleg- und Buchungsfluss so, dass die Aufbewahrung nebenbei mitläuft und du dich nicht darum kümmern musst. Wie das aussieht, steht auf der Seite zum Auslagern der laufenden Buchhaltung.