Seit dem 01.01.2025 kann in deinem Rechnungseingang etwas landen, mit dem dein bisheriger Ablauf nichts anfangen kann: eine E-Rechnung als XML-Datei. Im Postfach sieht sie aus wie jeder andere Anhang, nur öffnet sie sich nicht als lesbares Dokument. Wer heute Eingangsrechnungen automatisieren will, muss diesen Fall als Normalfall einplanen, nicht als Ausnahme.
Was sich am Eingang wirklich geändert hat
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 01.01.2025 für jedes inländische Unternehmen. Ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist, auch für Kleinunternehmer. Rechtsgrundlage ist Paragraf 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, anwendbar auf Umsätze nach dem 31.12.2024.
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt erst 2027 und 2028, gestaffelt nach Vorjahresumsatz. Genau diese Staffelung sorgt für das Missverständnis. Die meisten reden über ihr eigenes Datum in der Zukunft und übersehen, dass die Empfangsseite längst scharf ist. Welches Datum für dein Unternehmen gilt, klärt der Selbstcheck auf der Seite zur E-Rechnungspflicht in einer Minute.
Eingangsrechnungen automatisieren heißt jetzt auch XML verarbeiten
Ein PDF per Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 üblich, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Hier liegt eine Ironie, die in der Praxis oft untergeht. Viele Automatisierungen sind darauf gebaut, aus einem Bild oder einem PDF mühsam Text herauszulesen und zu raten, welche Zahl der Nettobetrag ist. Eine XML-Rechnung braucht dieses Raten nicht. Alle Pflichtangaben stehen bereits strukturiert und eindeutig darin. Sie ist die am einfachsten zu verarbeitende Rechnung, die je in deinem Posteingang lag, vorausgesetzt, dein Ablauf erkennt sie als das, was sie ist.
Bricht der Prozess trotzdem, liegt es fast nie an der Datei. Es liegt daran, dass niemand einen Weg für sie vorgesehen hat.
Vier Dinge, die dein Eingangsprozess können muss
Annehmen. Es braucht einen definierten Eingang, an dem eine XML-Datei ankommen darf, ohne dass jemand sie für kaputt hält und löscht. In der Praxis ist das ein Postfach mit klarer Zuständigkeit, nicht das persönliche Postfach der Geschäftsführung.
Auslesen. Die Datei muss maschinell gelesen und für Menschen sichtbar gemacht werden. Bei hybriden Formaten, also XML mit eingebetteter Ansicht, ist der strukturierte Teil führend. Weicht die Ansicht vom XML ab, gilt das XML. Wer nur auf die hübsche Ansicht schaut, prüft die falsche Fassung. Ein praktischer Nebeneffekt kommt gratis dazu: Weil die Felder eindeutig benannt sind, verschwindet die ganze Fehlerklasse, die bei der Texterkennung entsteht. Der falsch gelesene Betrag, das vertauschte Datum, die Bestellnummer, die als Kundennummer im System landet. Das löst nicht bessere Software, das löst das Format.
Prüfen und freigeben. Betrag, Lieferant, Leistungszeitraum, Kontierung. Das ist der Schritt, an dem ein Mensch entscheidet, und der Grund, warum bei mir jede offene Rechnung als strukturierte Freigabe-Mail auf den Tisch kommt, statt still durchzulaufen.
Archivieren. Und zwar den strukturierten Teil, unverändert. Dazu gleich mehr, denn das ist der Punkt, an dem die meisten Ablagen scheitern.
Der Teil, den fast alle übersehen
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt seit dem 01.01.2025 bei acht Jahren, Paragraf 14b UStG, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte Teil unverändert aufzubewahren.
Das klingt nach einer Formalie und ist es nicht. Ein Archiv, in dem zu jeder E-Rechnung ein sauber benanntes PDF liegt, sieht vollständig aus. Es erfüllt die Pflicht trotzdem nicht, wenn die XML dabei verlorengegangen ist. Der Fehler fällt nicht auf, weil nichts fehlt, was ein Mensch vermissen würde.
Prüf deshalb einmal konkret, was dein System nach dem Verbuchen behält: die Datei, aus der gebucht wurde, oder nur ihre Darstellung.
Wenn die Rechnung fehlerhaft ist
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025, das zweite zu diesem Thema, passt das Schreiben vom 15.10.2024 an und ist an einer Stelle unangenehm deutlich. Verstößt eine Rechnung gegen die Syntax der EN 16931, liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern berechtigt sie grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, empfohlen werden die Zurückweisung und die Anforderung einer Berichtigung.
Für deinen Eingangsprozess folgt daraus ein Schritt, den es vorher nicht gab: eine formale Prüfung vor der Verbuchung. Alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 und 14a UStG müssen maschinell im XML stehen. Ein Anhang oder ein Link im Rechnungstext ersetzt kein Pflichtfeld, auch wenn die Information dort steht.
Das ist kein Grund zur Panik. Ein eigenes Bußgeld für eine fehlerhafte E-Rechnung gibt es nicht. Der Schaden entsteht leiser, über einen gefährdeten Vorsteuerabzug und über Rückfragen, die Monate später kommen.
Und so geht es richtig
Die Lösung ist unspektakulär und passt in vier Punkte. Erstens: eine feste Adresse für Rechnungseingang, an die alle Lieferanten liefern, nicht das persönliche Postfach der Geschäftsführung. Zweitens: ein System dahinter, das XML annimmt und ausliest, statt es als unbekannten Anhang zu behandeln. Die gängigen Programme können die Formate inzwischen, sevDesk und FastBill zum Beispiel nativ, prüf für deins konkret nach, statt es anzunehmen. Drittens: eine formale Prüfung gegen die EN 16931, bevor gebucht wird, damit ein Fehler auffällt, solange die Rechnung noch reklamierbar ist. Viertens: die Originaldatei bleibt unverändert liegen, acht Jahre, unabhängig davon, welche Ansicht dein Programm daraus erzeugt.
Der Aufwand steckt nicht im Verstehen, sondern im Einrichten und im Durchhalten. Und im ehrlichen Blick darauf, wo der heutige Ablauf die Datei verliert, meistens in einem Postfach, das längst die Ablage übernommen hat. Warum das ein Strukturproblem ist und kein Ordnungsproblem, habe ich im Beitrag über das Postfach als vorbereitende Buchhaltung auseinandergenommen.
Wenn du das nicht selbst bauen willst oder niemanden hast, der es übernimmt, mach ich das. Ich richte den Eingang ein, betreibe ihn und du bekommst Entscheidungen auf den Tisch statt Dateien. Wie das im Ganzen abläuft, steht auf der Seite zum Auslagern der Buchhaltung.