Reporting, Integrationen und wiederkehrende Abläufe. Ich baue den Prozess einmal, danach läuft er ohne dich. Und weil ich aus dem Finanzbereich komme, stimmt am Ende nicht nur der Ablauf, sondern auch die Zahl.
HubSpot, easybill und die Buchhaltung greifen ineinander, ohne dass jemand tippt
Es sind selten die großen Dinge. Es sind die kleinen Abläufe, die nie jemand dokumentiert hat und die trotzdem jede Woche wieder jemanden beschäftigen.
Jede Woche dieselben fünf Handgriffe: Datei exportieren, umbenennen, in einen neuen Ordner hochladen, in Excel einpflegen, die Excel-Struktur erweitern. Du weißt, dass sich das automatisieren lässt, nur nicht wie.
Zwei Programme, die eigentlich zusammengehören, reden nicht miteinander, weil es die Verbindung schlicht nicht gibt. HubSpot kann keine GoBD-konformen Rechnungen, easybill schon. Also habe ich die Verbindung gebaut.
Und dann das Reporting: Sobald die Buchhaltungszahlen stehen, fängt die eigentliche Arbeit erst an. Sechs weitere Quellen exportieren, jeden Export angleichen, in drei Schritten umbauen, in die nächste Excel einpflegen, Grafiken nachziehen, alles in eine PowerPoint heben. Am Ende sitzt du vor Investoren oder der Geschäftsführung und hoffst, dass unterwegs keine Zahl verrutscht ist.
Reports, die einmal aufgebaut werden und danach jeden Monat von selbst laufen. Die Daten werden aus deinen Systemen gezogen, zusammengeführt und als fertiges Reporting inklusive KPI-Tracking ausgespielt. Du bekommst die Zahlen, nicht die Excel-Arbeit dahinter.
Zwei Programme, die nicht von Haus aus miteinander reden, aber miteinander reden sollten. Ich baue die Verbindung, die es sonst nicht gibt: über Automatisierungstools wie n8n oder Make, wenn das trägt, und direkt in Code, wenn es anders nicht geht. Die Schnittstelle zwischen easybill und HubSpot ist zum Beispiel vollständig programmiert. Fehlerüberwachung und Dokumentation gehören in beiden Fällen dazu.
Schnittstelle bei der AI Club GmbH, seit dem Aufbau produktiv im Einsatz. Angebot angenommen, Rechnung raus, GoBD-konform, ohne dass jemand Daten überträgt.
Rechnungsstellung direkt aus einer Excel heraus, ohne dass jemand Positionen abtippt oder Kundendaten sucht. Der Weg ist durchgeplant, gebaut wird er beim ersten Kunden, der ihn braucht.
Alles, was heute jede Woche oder jeden Monat manuell wiederholt wird: Dateien exportieren, umbenennen, hochladen, in Excel einpflegen, Belege sortieren und ablegen. Wenn ein Prozess repetitiv ist, lässt er sich in aller Regel automatisieren. Du brauchst dafür niemanden im Haus, der die Technik beherrscht und sie hinterher pflegt. Genau das ist mein Teil.
Fünf Handgriffe, jedes Mal dieselben, jedes Mal von einem Menschen.
Niemand muss daran denken. Auffallen soll nur noch der Fehlerfall.
Das sind die häufigsten Fälle. Wenn ein Prozess bei dir repetitiv ist, lohnt sich die Frage fast immer, sprich mich einfach an.
Du schilderst dein Problem im kostenlosen Formular. Ich schaue mir an, was dahintersteckt.
Im Termin klären wir die genaue Spezifikation: was automatisiert werden soll, wie es laufen muss und woran man merkt, dass es funktioniert.
Ich wähle die passende Software, richte sie bei dir ein und baue die Automatisierung, inklusive Fehlerüberwachung und Dokumentation.
Ich stelle sicher, dass es läuft, und behebe Störungen, gegen eine kleine laufende Pauschale.
Finanz- und Rechnungsprozesse fragmentiert auf Insellösungen verteilt, Stripe für Subscription-Umsätze, HubSpot für Angebote und Kundendaten, keine GoBD-konforme Anbindung für die Rechnungsstellung aus HubSpot, Erfassung und Rechnungsstatus weitgehend Handarbeit.
Automatisierte Konsolidierung der Umsätze aus allen relevanten Accounts, ein KPI-Dashboard für Umsatz, Soll-Ist-Vergleiche und zentrale Kennzahlen, eine Schnittstelle zwischen HubSpot und easybill, Fehlerüberwachung, Dokumentation und ein strukturierter Übergabeprozess. Florin hat das Problem eigenverantwortlich analysiert, den Scope strukturiert und aus einer fundierten Finance-Perspektive gelöst, KI-Tools kamen entlang der ganzen Umsetzung zum Einsatz.
CRM- und Finanzsysteme kommunizieren miteinander, Daten werden konsistent zusammengeführt und für die Steuerberatung verständlich aufbereitet, mehr Transparenz über Umsätze, Rechnungen und Kennzahlen, weniger doppelte Datenerfassung, Reporting mit geringem monatlichem Aufwand aktuell zu halten, Probleme werden früher sichtbar.
Uneingeschränkt, Florin benennt Probleme klar, übernimmt das Scoping eigenständig, verbindet Finance-Know-how mit technischer Kompetenz und setzt KI-Tools sinnvoll ein.
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