„Mein Steuerberater kümmert sich um die E-Rechnung.“ Diesen Satz hört man in Erstgesprächen mit Geschäftsführern ständig, und er stimmt fast nie. Nicht weil der Steuerberater schlampig arbeitet, sondern weil er schlicht einen anderen Teil des Prozesses übernimmt als den, der von der Pflicht betroffen ist.
Wenn du gerade selbst unsicher bist, wer bei euch im Unternehmen für die E-Rechnung zuständig ist, bist du mit dieser Frage nicht allein. Die meisten KMU haben sie bis heute nicht klar beantwortet.
Was der Steuerberater tatsächlich macht
Der Steuerberater bucht, was bei euch reinkommt. Eingangsrechnungen von Lieferanten, Dienstleistern, Softwareanbietern, all das landet bei ihm zur Verbuchung, meist über eine Schnittstelle oder ein hochgeladenes Postfach.
Was er in der Regel nicht macht: eure eigenen Ausgangsrechnungen schreiben und verschicken. Die Rechnung an euren Kunden, die Abrechnung eures Mediabudgets, die Honorarnote für eure Dienstleistung, das bleibt bei euch im Haus. Und genau dieser Teil, das Erstellen und Versenden von Rechnungen, ist der Kern der E-Rechnungspflicht.
Die Buchhaltung läuft also oft seit Jahren sauber über den Steuerberater, während die eigentliche Pflicht komplett unbearbeitet im Unternehmen liegt. Niemand hat sie bewusst ignoriert, sie wurde einfach nie jemandem zugeordnet.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen zumindest empfangen können. Ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist. Das gilt für die Zweimann Agentur genauso wie für den Mittelständler mit fünfzig Leuten. Alle Fristen und einen Selbstcheck für dein Unternehmen findest du auf der Seite zur E-Rechnungspflicht.
Die Pflicht zum Empfangen ist damit schon jetzt scharf. Die Übergangsfristen für das eigene Ausstellen laufen gestaffelt aus, mehr Details dazu haben wir in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht in Archivierung und Format zusammengefasst. Wichtig für diesen Beitrag ist aber ein anderer Punkt: Die Frage, ob ihr überhaupt technisch und organisatorisch in der Lage seid, eine E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten, hat mit eurem Steuerberater oft gar nichts zu tun.
Die Lücke zwischen Buchen und Ausstellen
Das eigentliche Problem ist selten die Technik oder das Rechnungsformat. Es ist die Lücke zwischen zwei Fragen, die in jedem Unternehmen unterschiedlich beantwortet werden: Wer bucht, was reinkommt? Und wer stellt aus und empfängt, was die E-Rechnungspflicht konkret regelt?
Die erste Frage ist in den meisten KMU glasklar beantwortet, nämlich mit dem Namen des Steuerberaters. Die zweite Frage wird dagegen selten überhaupt gestellt. Jeder im Unternehmen geht stillschweigend davon aus, dass sie irgendwo anders beantwortet ist, meistens eben beim Steuerberater.
Diese Verwechslung ist auch der Grund, warum die Abgrenzung zwischen externer Buchhaltung und Steuerberater generell so oft unklar bleibt, dazu findest du mehr in unserem Beitrag externe Buchhaltung versus Steuerberater. Die E-Rechnungspflicht macht diese Verwechslung nur sichtbarer, weil sie eine konkrete gesetzliche Pflicht ist und kein diffuses Gefühl von Zuständigkeit.
Ein Beispiel aus der Praxis
Vor kurzem hatte ich ein Gespräch mit einer Mediabuying Agentur. Die Buchhaltung lief seit Jahren sauber über den Steuerberater, keine Beanstandungen, keine Rückfragen vom Finanzamt. Trotzdem war beim Thema E-Rechnung niemand im Unternehmen zuständig.
Das lag nicht an Nachlässigkeit. Es lag daran, dass die Zuständigkeit nie explizit geklärt worden war. Die Geschäftsführung ging davon aus, dass der Steuerberater das mit abdeckt. Der Steuerberater ging davon aus, dass das Unternehmen sich selbst um seine Ausgangsrechnungen kümmert, so wie er es seit Jahren tut. Beide Annahmen waren für sich genommen plausibel. Zusammen ergaben sie eine Lücke, in der schlicht nichts passierte.
Das ist kein Einzelfall. Es ist das Muster, das in fast jedem Erstgespräch auftaucht, sobald die E-Rechnung zur Sprache kommt.
Was du jetzt klären solltest
Bevor du über ein neues Tool oder eine neue Softwarelösung nachdenkst, lohnt sich eine simplere Übung. Frag dich, wer bei euch konkret für drei Dinge zuständig ist: das Ausstellen eurer Ausgangsrechnungen im richtigen Format, das Empfangen eingehender E-Rechnungen, und die technische Prüfung, ob eure Systeme das überhaupt können.
Wenn du diese drei Fragen nicht sofort und konkret mit einem Namen beantworten kannst, ist genau das dein erster Schritt. Nicht die Technik ist das Problem, sondern die ungeklärte Verantwortung davor.
Wenn ihr merkt, dass diese Klärung bei euch fehlt und gleich mitgedacht werden soll, wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Reporting sauber ineinandergreifen, lohnt sich ein Blick auf unsere Leistungen rund um automatisierte Buchhaltungsprozesse. Oft reicht schon ein klarer Prozess, bevor überhaupt neue Software ins Spiel kommt.